Parlare in pubblico

Chi lavora in azienda a determinati livelli è chiamato quotidianamente ad esporre dati ed informazioni e a sostenere discorsi e presentazioni.

Meeting, riunioni e convention aziendali possono fare riferimento unicamente all’ambito interno dell’azienda, rivolgendosi ai dipendenti, oppure possono riguardare attività di comunicazione o presentazioni di prodotti e di servizi offerti dall’azienda ai clienti effettivi e potenziali, che si ripropongono di interloquire con un pubblico molto vasto non sempre conosciuto.

Se è possibile, spesso, prevedere le reazioni delle presentazioni interne, ben più complessa è la realizzazione di quelle esterne.

È possibile rinvenire suggerimenti e principi pratici da applicare in entrambe le circostanze.

Quando l’ansia ha il sopravvento...

Quante volte ci è accaduto di dover sostenere una presentazione ed, in quel momento, lasciarci sopraffare dall’ansia, con l’inevitabile conseguenza che tutto quello che avevamo programmato di esporre, l’enfasi ed il tono che avremmo voluto attribuire al nostro discorso sono svaniti nel nulla!

Il risultato ottenuto in questi casi è sempre al di sotto delle aspettative e delle reali capacità dell’interlocutore o del relatore.

Forse, con opportuni accorgimenti ed un pizzico di training, è possibile risolvere questi piccoli «fastidi» che riducono la portata dei risultati attesi.

Se il contenuto è negativo

Le presentazioni aziendali possono avere contenuto positivo o negativo.

Nei casi di crescita dell’impresa, la comunicazione è sempre positiva; viceversa, quando si manifesta una crisi aziendale o si verifica un cambiamento di proprietà, il contenuto può non essere facilmente accettato dal target di riferimento e si rende, quindi, opportuno introdurre nella presentazione alcuni correttivi tali da comunicare con un certo grado di consapevolezza e di rassicurazione le informazioni negative.

A cura di: Teresa Tardia
Fonte: PMI - il mensile della piccola e media impresa, Ipsoa Editore




Obiettivo: comunicare

Gli obiettivi di una presentazione aziendale sono molteplici.
I più frequenti sono: comunicare con tutte le risorse umane che operano in azienda per trasmettere i risultati conseguiti in un certo periodo, lanciare nuovi prodotti sul mercato, oppure illustrare eventi straordinari di rilevante portata.

Dunque, nelle presentazioni l’enfasi è posta sulla comunicazione.
Comunicare bene significa infondere sicurezza, creare uno spirito collaborativo di gruppo, convincere, e così via.
Nelle presentazioni aziendali occorre, quindi, focalizzarsi sia sulla comunicazione verbale sia non verbale, ricomprendendosi in quest’ultima il comportamento, l’espressione e la gestualità.

È importante conservare la più ampia flessibilità, perché i contenuti e l’enfasi possono e, anzi, devono essere modificati in qualsiasi momento della fase oratoria in base alla platea che si ha di fronte. In ogni caso, comunque, sostenere una presentazione aziendale significa parlare in pubblico, ed il pubblico ha le sue esigenze a prescindere dal fatto che sia numeroso o ristretto.

Allestire la «scena»

Durante una presentazione, ci si pone al centro dell’attenzione come un attore sul palcoscenico.
È piuttosto frequente avere dei paper, su cui è appuntata la traccia, o l’intero discorso che si intende recitare.

Ogni presentazione è collocata nell’ambito di una determinata scena.
Chi illustra gli argomenti deve tener conto del luogo in cui la presentazione avviene e mantenere un tono differente in funzione dello stile, che può essere tradizionale o innovativo.

Una presentazione aziendale in uno stand fieristico sarà diversa rispetto a quella effettuata in un sala convention.
Predisporre la sala della riunione o del meeting in un certo modo fornisce un altro tipo di messaggio.
L’interlocutore deve esercitarsi ed ogni testo deve essere memorizzato con un certo livello di approfondimento, nonché più volte ripetuto per evitare di incorrere in errori.

La ripetizione non deve essere meccanica per non condizionare eventuali cambiamenti nella scena circostante di riferimento: infatti, sarà il pubblico a determinare il giusto ritmo o tono.

A cura di: Teresa Tardia
Fonte: PMI - il mensile della piccola e media impresa, Ipsoa Editore


Comunicazione non verbale

È importante non trascurare le azioni fisiche ed, in particolare, i gesti, che sono il mezzo naturale per sollecitare una giusta reazione.

Non va trascurato nemmeno il timbro vocale, che deve apparire lento o veloce, oppure accomodante o complice in base agli obiettivi che intendiamo raggiungere.
Ad ogni parola o frase deve seguire con estrema naturalezza un gesto, e questo deve risultare in sintonia con quanto vogliamo esprimere.

Occorre, peraltro, lasciare spazio anche alla spontaneità e ad un insieme di peculiarità che conferiscono al relatore fisionomie e caratteristiche inconfondibili.
In tali contesti, si agisce su un insieme integrato di elementi: la voce, il movimento e l’immagine.

Per quanto riguarda la voce, molte persone hanno un’intonazione ed un timbro vocale molto piacevole, ma privo di forza; altri hanno un timbro sgradevole, oppure hanno i toni alti e bassi, ma non quelli intermedi.

Per una buona presentazione, occorre allenarsi per avere una voce priva di contrazioni, tensioni, sforzi o respirazione scorretta.
Bisogna esercitarsi sull’articolazione delle labbra, della lingua e di tutti gli organi, nonché sulle vocali e sulle consonanti che devono imparare a fondersi.

Nel caso in cui si intendesse esercitarsi sulla voce, è consigliabile iniziare dai toni bassi, per poi passare progressivamente a quelli alti.
È preferibile che le azioni fisiche adottate siano congeniali al relatore; è auspicabile che su di esse egli si sia già esercitato in precedenza.

A cura di: Teresa Tardia
Fonte: PMI - il mensile della piccola e media impresa, Ipsoa Editore


L’importanza delle pause

Il relatore dev’essere al centro della presentazione: deve essere in grado di catturare su di sé tutta l’attenzione della platea e dell’uditorio.
Nelle presentazioni, dunque, occorre anche un pizzico di psicologia.
Il relatore deve pensare a ciò che dice.
Nel testo devono essere previste delle pause, che possono esser brevi, e possono originare un respiro, e soprattutto vanno introdotte anche quelle che si sostituiscono alle parole, che hanno una maggiore efficacia.

In un discorso, si deve raggiungere il giusto «tempo-ritmo», da intendersi come il mezzo di misurazione della cadenza e delle azioni fisiche.
Il relatore deve trovare il contatto con il suo pubblico, passando in rassegna nell’uditorio ogni persona, che, anche se non vista, deve sentirsi coinvolta e facente parte di qualche cosa di importante.

L’uditorio accoglie il messaggio e restituisce una risposta, che, in ogni caso, racchiude dei sentimenti composti da diverse sfumature, e lo restituisce al relatore.
Bisogna dunque coinvolgere tutto lo spazio scenico e, di volta in volta, restringere e allargare il cerchio come campo di azione.

Una dote naturale?

Il relatore deve essere isolato e concentrato, in modo da reagire a qualsiasi distrazione, incidente o imprevisto.
In una presentazione, egli è solo di fronte ad una moltitudine più o meno ampia di persone che non conosce e di cui difficilmente può prevedere la reazione: un buon esercizio dei fattori precedentemente citati gli può consentire di dominare al meglio la scena.

Molte persone possiedono doti naturali nell’affrontare situazioni ignote; altre presentano maggiori difficoltà e necessitano di una preparazione a monte più accurata e dettagliata.

Evitare le contraddizioni

In una presentazione aziendale va sempre individuato il percorso per raggiungere l’obiettivo; è indispensabile saper gestire le relazioni.
Buone abilità comunicative supportano la leadership e garantiscono un’efficace comunicazione ed una reciproca comprensione.
Queste abilità sono relative ai messaggi scritti e parlati, nonché ai non verbali.

Spesso può accadere che durante una presentazione si emetta una frase positiva e, nello stesso tempo, si gesticoli dicendo no con la testa: questi due messaggi sono contraddittori ed, inoltre, uno è verbale e l’altro no.
Dunque, con questo semplice esempio si può osservare che ci sono diversi livelli di messaggio: alcuni sono superiori ad altri e spesso prevalgono quelli non verbali.

Il messaggio e la leadership

In una presentazione aziendale predomina un messaggio unidirezionale tra il mittente ed il destinatario: l’eventuale feed-back si rileva unicamente a conclusione della presentazione, momento in cui si evince l’efficacia del linguaggio utilizzato.

La dimensione del pubblico influenza la tipologia del messaggio inviato.
Occorre operare sull’aspetto interno del soggetto che comunica: tutta l’attenzione deve prima partire dalla dimensione interiore del relatore, per poi passare a quella esteriore.

Gli atteggiamenti risentono del nostro stato mentale e trovano corrispondenza specifica nei gesti e nella postura che assumiamo.
Comunicare con un gruppo di persone, che già sappiamo che saranno entusiaste dell’iniziativa, è cosa diversa rispetto a comunicare con un cliente.
Un altro aspetto che caratterizza la presentazione è lo status ed il ruolo che ricopre il relatore; infatti, la leadership di un direttore generale è più forte rispetto a quella di un normale quadro intermedio.

Nella PNL (Programamzione Neurolinguistica) si afferma che il significato di una comunicazione coincide con la risposta prodotta, nel senso che il destinatario riceve un messaggio il cui valore e significato non dipendono dalle intenzioni che aveva l’emittente originariamente.

Infatti, dire e fare non coincidono: la situazione ottimale è quella in cui le persone fanno ciò che si richiede indipendentemente da ciò che è stato detto.

Le immagini aiutano...

In una presentazione aziendale, si utilizzano a supporto disegni, diagrammi, formule e testi, che danno anche una rappresentazione visiva e simbolica, che deve essere curata tanto quanto l’aspetto puramente verbale.

Il canale verbale appare più efficace se utilizzato come strumento del pensiero logico e critico.

A cura di: Teresa Tardia
Fonte: PMI - il mensile della piccola e media impresa, Ipsoa Editore




Comunicazione verbale

Nella comunicazione verbale, invece, occorre porre l'accento sul testo che si sta esponendo.
Gli schemi linguistici e di comportamento possono, pertanto, essere i più differenti e si prestano ad essere effettuate numerose combinazioni.

Lo stato del messaggio può essere quello dello scetticismo.
È necessario capire quando si è stressati oppure in conflitto e si rischia inconsapevolmente di assumere un atteggiamento diverso.

Ciò che occorre fare è acquisire la consapevolezza di questi segnali ed imparare a percepirli e dominarli attraverso un comportamento spontaneo.
Durante il discorso, in base al feedback, il relatore deve essere in grado di modificare e di cambiare il tono ed il contenuto di una frase nella propria relazione.

Quando il pubblico annuisce a fronte di un messaggio significa che sta lanciando un meta-messaggio al relatore/emittente, che non è casuale e deve essere subito analizzato.
Generalmente, nella comunicazione diretta i messaggi più importanti sono tutti trasmessi anche attraverso quelli non verbali; pertanto, i messaggi verbali e non verbali dovrebbero operare in simbiosi.

La lingua parlata

La lingua parlata interagisce con i contenuti che si intende esprimere, ma tiene conto anche delle relazioni con il pubblico.

Le interazioni che si possono stabilire sono:
espressive, ossia focalizzate sull'emittente;
connotative, ossia focalizzate sul ricevente;
referenziali, ossia focalizzate sull'argomento che si intende af-frontare.
In una presentazione, generalmente si utilizzano immediatamente quelle referenziali (in quanto si dovrebbe introdurre l'argomento); successivamente, si passa a quella espressiva, attribuendo all'argomento una certa enfasi, per poi passare alla funzione connotativa, che consente di lanciare un messaggio al ricevente.

Quando è necessario lanciare un messaggio chiaro e forte, è preferibile far leva sulla funzione espressiva, perché questo è il messaggio-obiettivo del relatore.
La costruzione verbale adeguata non esiste: c'è quella che risponde al meglio agli obiettivi che si intende raggiungere.
In questo ambito, le frasi esclamative o interrogative ed il tempo dei verbi ne sono un esempio, nonché la stessa declinazione.

Le stesse presentazioni aziendali differiscono in funzione del settore di appartenenza dell'azienda: infatti, spesso i registri linguistici divergono su specifici sotto-codici.
È comunque sempre preferibile che le frasi siano il più possibile sintetiche e che si riduca il numero di intercalari, soprattutto se sono ripetitivi.

La scelta delle frasi corrisponde alla capacità del relatore di trovare un'adeguata formula comunicativa.
In ogni caso, non ci sono limiti nell'utilizzo delle metafore che possono evocare immagini e situazioni, soprattutto se positive.
In una presentazione, dunque, emerge una comunicazione di tipo linguistica, che usa un canale verbale, ma anche graficovisivo.

Le funzioni del linguaggio

Il linguaggio puo avere diverse funzioni:
espressiva, nel senso che costituisce il mezzo per segnalare stati d'animo o intenzioni dell'interlocutore;


evocativa, nel senso che puo influenzare il ricevente;


rappresentativa, ossia è un mezzo di comunicazione del pensiero astratto e serve per informare su eventi verificatisi lontano nel tempo e nello spazio;


intraindividuale, ossia serve per pensare e per controllare al meglio il comportamento degli individui nello scambio delle informazioni.
Il linguaggio serve per stimolare una risposta; ogni singola frase o atteggiamento corrisponde a innumerevoli significati.

Logicamente, in una presentazione, oltre ai contenuti specifici, occorre fare riferimento anche ai seguenti aspetti:
significato intensivo, ossia livello di consenso sociale che numerose parole possono riscuotere;


associazione verbale, ossia la sequenza logica di parole che, collegate fra loro, esprimono un senso compiuto;


contesto di riferimento, ossia ad ogni parola è attribuito un suo significato in quanto inserito in un certo ambito;


significato connotativo, ossia si fa esplicito riferimento alle emozioni.
E' preferibile che il livello sia il più semplice possibile, per poter essere comprensibile per tutti.

Il testo

È auspicabile che le frasi siano brevi, che si privilegi la forma espositiva attiva rispetto a quella passiva, che siano preponderanti le frasi positive rispetto a quelle negative, ed è indispensabile una certa precisione e accuratezza qualora si diffondano dati quantitativi.
È sempre preferibile aver elaborato in anticipo il testo ed avere con sè la traccia.

Non è consigliabile una presentazione «a braccio», perché si potrebbe perdere l'obiettivo e trasformare il messaggio e, più in generale, gli stessi contenuti in qualcosa d'altro che non si era previsto, turbando in questo modo l'evento e l'iniziativa, ma soprattutto trasformando i risultati attesi.

Le fasi

Una presentazione si compone di tre parti:
una introduttiva;
una centrale;
una di conclusione.
L'introduzione ha il compito di catturare immediatamente l'audiance, che deve subito mostrare attenzione: il tono deve essere deciso, ma cordiale, con il giusto timbro vocale.
Nella fase centrale, è necessario essere precisi, ma nello stesso tempo occorre evitare di leggere gli appunti: è sempre sgradevole vedere una persona che non fa altro che leggere quando dovrebbe conoscere bene gli argomenti.

Nel caso in cui questo dovesse essere indispensabile, è meglio utilizzare degli accorgimenti, tali per cui il pubblico non si accorga della lettura.
In questa fase, è indispensabile modificare ed alternare il tono ed il ritmo dell'esposizione in base alle reazioni dell'uditorio.

Parole, diapositive e slide (che devono essere sempre colorate e semplici a leggersi) devono essere presentate in contemporanea (e queste possono essere un ottimo strumento di supporto per le persone smemorate).
Nella fase finale, infine, occorre riassumere brevemente i contenuti e fare in modo che ci sia un eventuale dibattito, senza dimenticare di ringraziare i partecipanti.

Conclusione

In una presentazione aziendale, l'esito è influenzato da fattori, quali l'aspetto fisico, interno e relazionale.
Se intendiamo costruire una presentazione efficace, ciò che dovremmo fare è metterci nei panni delle persone che ci ascolteranno, per cercare così di prevedere l'impatto che il messaggio avrà su di loro.
Messaggi verbali e non verbali devono essere opportunamente dosati, al fine di creare una comunicazione efficace e fluida in funzione degli obiettivi che si devono raggiungere.

A cura di: Teresa Tardia
Fonte: PMI - il mensile della piccola e media impresa, Ipsoa Editore